Politique de confidentialité

1. Introduction

Licentius SRL, dont le siège social est établi Slozenstraat 41, 1861 Meise, et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1004.227.043, attache une grande importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données personnelles. Nous souhaitons en particulier protéger les données de nos prospects, clients, donneurs d’ordre, préposés et fournisseurs, notamment contre la perte, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illicites. Par la présente Data Protection Notice, nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données personnelles. Nous vous demandons de lire attentivement cette Data Protection Notice, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et dans quel but. En nous communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir pris connaissance de la présente Data Protection Notice et vous marquez expressément votre accord avec celle-ci ainsi qu’avec le traitement lui-même.

2. Champ d’application

La présente Data Protection Notice porte sur tous les services que nous fournissons et, de manière générale, sur toutes les activités que nous exerçons.

3. Responsable du traitement et ses engagements

Licentius SRL, susmentionnée, est le responsable du traitement de vos données personnelles. Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge relative à la protection des données personnelles, ainsi que le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

4. Données personnelles

En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous nous communiquez les données personnelles suivantes : vos données d’identité et de contact (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de GSM). Pour certaines obligations légales spécifiques à l’égard des entrepreneurs (enregistrement électronique des présences, déclaration de travaux 30bis), il se peut que vous nous transmettiez des données supplémentaires afin d’enregistrer vos présences (telles que les données de l’eID ou le numéro Limosa). Nous attirons votre attention sur le fait que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous nous fions à leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous prions de nous en informer sans délai. Vous n’êtes pas obligé de nous communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou une collaboration deviennent impossibles si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.

5. Finalités et base juridique du traitement

5.1. Données des clients

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients (ou prospects), donneurs d’ordre, préposés et fournisseurs, de leur personnel, de leurs collaborateurs et d’autres personnes de contact utiles. Ces traitements ont pour finalités l’exécution des contrats conclus avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et des activités de marketing direct, comme l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires (par exemple la déclaration de travaux 30bis) et/ou notre intérêt légitime.

5.2. Données des fournisseurs et sous-traitants

Nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels sous-traitants, de leur personnel, de leurs collaborateurs, de leurs préposés et d’autres personnes de contact utiles. Ces traitements ont pour finalités l’exécution du contrat, la gestion des fournisseurs et sous-traitants, la comptabilité et des activités de marketing direct, comme l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires (par exemple l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration de travaux 30bis, la liste de présence ou d’autres obligations dans le cadre de marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (par exemple pour le marketing direct). Pour l’enregistrement électronique des présences, les données de l’eID ou le numéro Limosa sont également traités le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par e-mail (comme une newsletter ou une invitation à un événement), votre consentement sera toujours demandé et vous pourrez le retirer à tout moment.

5.3. Données du personnel

Nous traitons les données personnelles de nos travailleurs dans le cadre de la gestion du personnel et de l’administration des salaires. Compte tenu de sa nature spécifique, ce traitement est régi plus en détail dans une politique de protection des données destinée aux travailleurs.

5.4. Autres données

Outre les données des clients, des fournisseurs et sous-traitants et du personnel, nous traitons également des données personnelles d’autres personnes, comme d’éventuels nouveaux clients ou prospects, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts de notre réseau, des contacts d’experts, etc. Ces traitements servent l’intérêt de nos activités, le marketing direct et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

6. Durée du traitement

Nous conservons et traitons les données personnelles pendant la durée nécessaire au regard des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous. Les données des clients, fournisseurs ou sous-traitants seront en tout cas supprimées de nos systèmes sept ans après la fin du contrat ou du projet, sauf pour les données personnelles que nous devons conserver plus longtemps en vertu d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel ces données restent nécessaires.

7. Droits

Conformément à la législation belge relative à la vie privée et aux dispositions du Règlement général sur la protection des données, et dans les conditions qu’ils prévoient, nous vous informons que vous disposez des droits suivants.

Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons à votre sujet et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.

Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification de vos données personnelles inexactes et de faire compléter vos données personnelles incomplètes.

Droit à l’effacement ou à la limitation : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles ou d’en limiter le traitement, dans les circonstances et aux conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données personnelles qui nous sont nécessaires pour respecter une obligation légale, exécuter le contrat ou servir notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes. Veuillez toutefois noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles qui nous sont nécessaires pour respecter une obligation légale, exécuter le contrat ou servir notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit de retirer votre consentement : si le traitement des données personnelles repose sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors plus traitées que si nous disposons d’une autre base juridique pour ce faire.

Décisions automatisées et profilage : nous confirmons que le traitement des données personnelles ne comporte pas de profilage et que vous ne faites pas l’objet de décisions entièrement automatisées.

Vous pouvez exercer les droits précités en vous adressant à Licentius SRL. Nous mettons tout en œuvre pour traiter vos données personnelles de manière soigneuse et légitime, conformément à la réglementation applicable. Si vous estimez néanmoins que vos droits ont été violés et que vos préoccupations ne trouvent pas d’écho au sein de notre entreprise, vous êtes libre d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. 02 274 48 00, e-mail : contact@apd-gba.be. Vous pouvez également vous adresser à un tribunal si vous estimez subir un dommage du fait du traitement de vos données personnelles.

8. Transfert à des tiers

Certaines données personnelles que nous collectons seront transmises à des prestataires de services tiers, et éventuellement traitées par ceux-ci, tels que notre fournisseur informatique, notre comptable, notre réviseur ou notre courtier, ainsi qu’aux autorités publiques (par exemple dans le cadre de la déclaration de travaux 30bis, de l’enregistrement électronique des présences ou de la participation à des marchés publics). Il est possible qu’un ou plusieurs de ces tiers soient établis en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Les données personnelles ne seront toutefois transférées que vers des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat. Les travailleurs, dirigeants et/ou représentants des prestataires ou institutions susmentionnés, ainsi que les prestataires spécialisés qu’ils désignent, sont tenus de respecter le caractère confidentiel de vos données personnelles et ne peuvent les utiliser qu’aux fins pour lesquelles elles ont été communiquées. Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d’autres tiers, par exemple en cas de réorganisation totale ou partielle de notre entreprise, de cession de nos activités ou de faillite. Il est également possible que des données personnelles doivent être transmises en exécution d’une décision judiciaire ou pour satisfaire à une obligation légale déterminée. Dans ce cas, nous nous efforcerons raisonnablement de vous informer au préalable de cette communication à d’autres tiers. Vous reconnaissez et comprenez toutefois que cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement possible dans certaines circonstances, ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer. Nous ne vendrons en aucun cas vos données personnelles et ne les mettrons pas commercialement à la disposition d’agences de marketing direct ou de prestataires similaires, sauf avec votre consentement préalable.

9. Mesures techniques et organisationnelles

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles avec un niveau de sécurité suffisant et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la communication accidentelle à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données. Licentius SRL ne peut en aucun cas être tenue responsable de dommages directs ou indirects résultant d’une utilisation erronée ou illicite des données personnelles par un tiers.

10. Accès par des tiers

Aux fins du traitement de vos données personnelles, nous donnons accès à vos données personnelles à nos travailleurs, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection similaire en rendant opposables à ces travailleurs, collaborateurs et préposés des obligations contractuelles similaires à celles de la présente Data Protection Notice.

11. Des questions ?

Si, après avoir lu la présente Data Protection Notice, vous avez d’autres questions ou remarques concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Licentius SRL.